کارشناس ارشد دبیرخانه و بایگانی

در قصه اسنپ‌فود ما به خلق ارزش می‌پردازیم، مشتاق ساختن پدیده‌های تازه‌ایم و علاقه‌مندیم فردی کنارمون باشه تا با هوشمندی و سرعت عمل، همراهی‌مون کنه و از چالش‌ها و مسائل کسب‌وکاری عبور کنیم.
پس اگر دوست داری در این قصه همراه ما باشی، منتظر حضورت هستیم.

مسئولیت‌ها:

• سرپرستی و مدیریت امور دبیرخانه و بایگانی
• ثبت، شماره‌گذاری، توزیع و پیگیری دقیق کلیه نامه‌های وارده و صادره (فیزیکی و الکترونیکی)
• کنترل و نظارت بر اسناد پرسنلی، مالی، حقوقی، قراردادها و مارکتینگ
• مدیریت چرخه عمر اسناد رسمی شرکت از ایجاد تا بایگانی یا امحاء، مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی
• اسکن، دسته‌بندی و بایگانی منظم اسناد و مدارک مهم در سیستم‌های دیجیتال و فیزیکی
• اطمینان از رعایت فرمت استاندارد و پروتکل‌های رسمی شرکت در تمامی مکاتبات
• تهیه گزارش‌های تحلیلی و دوره‌ای از حجم، نوع و وضعیت مکاتبات برای ارائه به مدیران
• شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه پیشنهاد برای بهبود و خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه جهت افزایش بهره‌وری
• همکاری نزدیک با واحدهای حقوقی، مالی، منابع انسانی و حراست جهت مدیریت اسناد حساس و محرمانه

شرایط احراز:

• حداقل 3 سال سابقه کاری در حوزه‌های دفتری، اداری، دبیرخانه یا پشتیبانی اجرایی (ترجیحاً در محیط‌های استارتاپی یا فناوری)
• مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حقوق، حسابداری یا رشته‌های مشابه
• تسلط کامل به ابزارها و نرم‌افزارهای اداری همانند Outlook، Google Drive، Jira، Excel / Google Sheets، BPMS
• آشنایی کامل با سیستم کدگذاری و شماره‌گذاری مکاتبات دبیرخانه‌ 
• آشنایی با سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) و فرآیندهای دبیرخانه‌ای در سازمان‌های بزرگ
• دانش کافی از الزامات قانونی مرتبط با اسناد رسمی و حاکمیت شرکتی
• دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و توانایی مدیریت چندین فرآیند به‌صورت همزمان
• مهارت ارتباطی قوی و توانایی هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان
• توانایی تحلیل، حل مسئله و ارائه راهکارهای بهبود

مزایا:

• کمک هزینه سفر، ورزش و خدمات روان‌شناسی
• بیمه تکمیلی
• دسترسی به بهترین و به‌روزترین دوره‌های آموزشی
• کدهای تخفیف ماهانه اسنپ‌فود
• وام‌های بانکی
• محیط کاری پویا و حرفه‌ای با فرصت رشد و یادگیری