مسئول پذیرش

شرح موقعیت شغلی:

مسئول پذیرش وظیفه دارد امور مربوط به بخش پذیرش را به شکل منظم و روان مدیریت کند. این وظایف شامل خوشامدگویی و راهنمایی مراجعان، پاسخگویی و انتقال تماس‌های تلفنی، هماهنگی جلسات و قرارها، مدیریت مکاتبات ورودی و خروجی و انجام امور عمومی اداری می‌شود.

برای این موقعیت، داشتن ظاهر آراسته و حرفه‌ای، روابط عمومی خوب، مهارت ارتباطی مناسب، نظم و دقت بالا و برخورد محترمانه و مشتری‌مدار اهمیت زیادی دارد.

مسئولیت‌ها و وظایف کلیدی:

• خوشامدگویی به مراجعان و ایجاد اولین تجربه‌ای حرفه‌ای و خوشایند برای آن‌ها
• پاسخگویی، بررسی و هدایت تماس‌ها و درخواست‌های تلفنی به فرد یا واحد مربوطه
• ثبت ورود و خروج مراجعان و انجام فرآیندهای مربوط به دسترسی، مطابق با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های شرکت
• دریافت، تفکیک، توزیع و ارسال نامه‌ها، اسناد و مرسولات
• همکاری در هماهنگی و آماده‌سازی جلسات
• حفظ نظم، تمیزی و ظاهر حرفه‌ای بخش پذیرش
• ارائه پشتیبانی‌های اداری و دفتری موردنیاز به دفتر و واحدهای مربوطه
• ثبت و به‌روزرسانی دقیق اطلاعات، لیست‌های تماس و مستندات مرتبط با بخش پذیرش
• هماهنگی با واحد حراست، پیک‌ها و شرکت‌های خدماتی در صورت نیاز
• پاسخگویی به درخواست‌های معمول و ارجاع آن‌ها به فرد یا واحد مربوطه
• همکاری در برگزاری رویدادهای سازمانی، فعالیت‌های کارکنان و سایر امور اداری در صورت نیاز
• حفظ محرمانگی اطلاعات و برخورد مناسب با اطلاعات حساس و محرمانه

شرایط احراز و توانمندی‌های مورد انتظار:

• حداقل مدرک دیپلم یا معادل آن
• داشتن سابقه کار در حوزه پذیرش، امور اداری، خدمات مشتریان یا موقعیت‌های مشابه مزیت محسوب می‌شود
• آشنایی با محیط‌های کاری و سازمانی یک مزیت است
• تسلط مناسب به Microsoft Office و سیستم‌های اداری
• تسلط کامل به زبان فارسی؛ آشنایی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود
• تجربه در زمینه پاسخگویی به مراجعان و تماس‌های تلفنی، هماهنگی جلسات و انجام امور عمومی اداری
• روابط عمومی و مهارت ارتباطی خوب
• برخورد حرفه‌ای و مشتری‌مدار
• نظم، دقت و مدیریت زمان
• توانایی انجام هم‌زمان چند کار و مدیریت شرایط پرتنش
• ظاهر آراسته و رفتار حرفه‌ای
• توانایی کار تیمی و حفظ محرمانگی اطلاعات